Krise: von griechisch κρίσις  – Entscheidung

Worum es geht

Wenn man einen Zugang zum Thema „Krisenmanagement“ sucht, ist der Begriff „Entscheidung“ zentral. Um eine Krise aktiv zu beenden, müssen immer Entscheidungen getroffen und umgesetzt werden. Man kann also Krisenmanagement auch definieren als die Summe der Entscheidungen, die von der Krise zurück in den Normalzustand geführt haben.

Und das gilt unabhängig davon, ob Sie sich mit betrieblichem Krisenmanagement, behördlichem Krisenmanagement oder der operativen Gefahrenabwehr beschäftigen. Zwar sind diese drei Bereiche hinsichtlich der Herausforderungen, der Interessenlagen und der zur Verfügung stehenden Ressourcen durchaus unterschiedlich. Aber sowohl die grundlegende Definition von Krise als auch die wesentlichen Faktoren zu ihrer erfolgreichen Bewältigung sind weitgehend identisch. Daher sind in den folgenden Ausführungen auch immer alle drei Bereiche gemeint, wenn von Krise oder Krisenmanagement gesprochen wird.

Um sachgerechte Entscheidungen treffen zu können, muss man sich im Rahmen des Krisenmanagements um drei Dinge kümmern:

  • Personal
  • Strukturen und Prozesse
  • Infrastruktur

Ohne eine Festlegungen zu den drei o.g. Punkten im Rahmen der Vorplanung ist ein gelingendes Krisenmanagement nur schwer vorstellbar. Denn Krisen treten glücklicherweise nicht sehr häufig auf, treffen dann aber in der Regel plötzlich und wirkmächtig ein. Für Vorbereitungen bleibt dann zwangsläufig keine Zeit mehr.

Definition

Wir sprechen von Krise, wenn diese Kriterien erfüllt sind:

  1. Ausnahmelage: Die Krise stellt eine Ausnahme vom Alltag dar, in der die bestehenden Strukturen und Prozesse zur Problemlösung nicht ausreichen bzw. als nicht ausreichend empfunden werden.
  2. Handlungsdruck: Wegen der zu erwartenden oder bereits eingetretenen Auswirkungen des krisenhaften Ereignisses lastet ein Handlungsdruck auf den verantwortlichen Personen.
  3. Mehrdimensionalität / Ebenenübergreifend: Von der Krise sind unterschiedliche (oder sogar alle) Bereiche der Verwaltung, des Unternehmens oder Kräfte zur Gefahrenabwehr betroffen.
  4. Unsicherheit: Zeitpunkt des Eintritts der Krise, ihre Dauer, das Ausmaß und die konkreten Probleme sind im Vorfeld nur schwierig zu bestimmen. Darüber hinaus ist ungewiss, welche Handlungsoptionen geeignet sind, die Krise in den Griff zu bekommen.

Die Punkte 1 und 2 sind Kennzeichen aller krisenhaften Ereignisse. Wenn zusätzlich die Punkte 3 oder/und 4 zutreffen, wird die Lage deutlich komplexer.

Personal

Die besten Krisenpläne funktionieren nicht, wenn sie nicht von kompetentem Personal umgesetzt werden. Bei der Planung des Personals kommt es auf zwei Dinge an: es muss die erforderlichen Qualifikationen aufweisen und in ausreichender Zahl vorhanden sein. Die Fragen, die man sich im Rahmen der Vorplanung stellen muss, lauten:

  1. Welche Aufgaben sind zu erfüllen?
  2. Welche Fähigkeiten und Fertigkeiten werden zur Erfüllung der Aufgaben benötigt?
  3. Wie viele Personen mit den entsprechenden Fähigkeiten und Fertigkeiten werden benötigt? Dabei gilt es, eine ggf. erforderliche Schichtfähigkeit ebenso zu berücksichtigen wie die personelle Leistungsfähigkeit der jeweiligen Organisation.

Wenn man nun die Entscheidung als zentralen Begriff des Krisenmanagements in den Fokus rückt, wird deutlich, was die zentrale Aufgabe des eingesetzten Personals ist: es muss das Treffen und Umsetzen von sachgerechten Entscheidungen ermöglichen.

Dabei sind einige Aspekte immer gleich, und zwar auf allen Ebenen des Krisenmanagements, administrativ wie operativ. Eine Entscheidung braucht:

  • ein Problem, das sie lösen soll,
  • eine Informationsgrundlage, auf der sie getroffen wird,
  • eine Person oder ein Gremium, die oder das sie trifft und
  • eine Organisation, die sie umsetzt.

Damit sind auch die Aufgaben des Personals umrissen:

  • Identifikation und Priorisierung von Problemen
  • Beschaffung und Bewertung von Informationen; oder allgemeiner: Informationsmanagement
  • Abwägung und Entscheidung
  • Umsetzung der getroffenen Entscheidung

Nur wenige Mitarbeiter*innen verfügen über ausreichende Erfahrungen im Krisenmanagement, um „aus dem Bauch heraus“ entscheiden und handeln zu können. Alle anderen müssen entsprechend ausgebildet und geschult werden.

Entscheidend dabei ist, dass die Mitarbeiter*innen das Gelernte im Krisenfall auch abrufen können. Daher ist es wichtig, auf eine nachhaltige Ausbildung zu setzen. Lernen ist nachhaltig, wenn Wissen in seinen unterschiedlichsten  Formen im Langzeitgedächtnis verankert ist und bei der Bewältigung von unterschiedlichen Herausforderungen im Alltag verlässlich zur Verfügung steht.

Dabei geht es weniger um enzyklopädisches Wissen als mehr um das Erlernen von Handlungs- und Methodenkompetenzen. Krisen sind zu unterschiedlich, um feste Lösungen abspeichern zu können; wichtig sind das Wissen um die Herangehensweise und die Kenntnis von Strukturen und Prozessen.

Strukturen und Prozesse

Mit Strukturen und Prozessen sind sowohl die organisationsinternen wie auch die außerhalb der Organisation bestehenden gemeint.

Schon die Unterscheidung in betriebliches und behördliches Krisenmanagement sowie operative Gefahrenabwehr macht deutlich, dass Ihre Organisation im Krisenfall nicht alleine agiert, sondern innerhalb bereits bestehender Strukturen.

Zur Verdeutlichung ein Szenario:

Bei einem Industrieunternehmen brennt es. In der Folge entwickeln sich gesundheitsgefährliche Rauchgase, die sich langsam ausbreiten.

An diesem Szenario beteiligt sind das betroffene Industrieunternehmen (betriebliches Krisenmanagement), die Gemeinde und der Landkreis (behördliches Krisenmanagement) sowie die Kräfte der operativen Gefahrenabwehr. Alle nehmen unterschiedliche Aufgaben wahr und setzen dementsprechend unterschiedliche Schwerpunkte.

Um zu vermeiden, dass die Bemühungen aneinander vorbeilaufen, müssen Strukturen oder Schnittstellen zu allen Akteur*innen eingerichtet werden. Einige dieser Schnittstellen sind gesetzlich vorgeschrieben (z.B. landesrechtliche Meldepflichten, „Störfallverordnung“), andere müssen erst etabliert werden. Über diese Schnittstellen werden Informationen ausgetauscht und Absprachen getroffen. Die enstsprechenden Prozesse bestehen entweder bereits oder müssen noch geschaffen werden.

Entsprechendes gilt auch organisationsintern. Auch dort sind möglicherweise verschiedene Abteilungen oder Personen von dem Krisenereignis betroffen und müssen koordiniert werden, um ein einheitliches Handeln sicherzustellen. Es müssen also eine Krisenorganisation errichtet und Prozesse für die notwendige Zusammenarbeit etabliert werden. Kurz: die Organisation muss in den Krisenmodus umschalten.

Der Krisenmodus kann veränderte Arbeitsabläufe und vom Alltag abweichende Verantwortlichkeiten und Hierarchien mit sich bringen. Daher ist eine entsprechende Struktur mit effizienten Prozessen zu schaffen, die es den berufenen Personen oder Gremien ermöglicht, Entscheidungen zu treffen und umzusetzen.

Besonderer Beachtung bedürfen das Informationsmanagement, also die Frage nach der Beschaffung, Aufbereitung und Präsentation von Informationen (die „Lage“) sowie die Kommunikation innerhalb der Organisation, in sie hinein und hinaus.

Infrastruktur

Schließlich ist festzulegen, welche Infrastruktur für das Krisenmanagement zur Verfügung steht und wie diese genutzt wird.

Die Überlegungen zur Infrastruktur sollten sehr früh ansetzen. So gilt es zu prüfen, ob auch außerhalb der regulären Dienstzeiten die Gebäudeinfrastruktur (z.B.: Strom, Heizung, Wasser, Fahrstühle) zur Verfügung steht alle am Krisenmamagement beteiligten Personen Zugang zum Gebäude haben (Schließanlage, Alarmanlage).

Besondere Aufmerksamkeit verdient die Ausstattung eines ggf. einzurichtenden Stabsraumes und der Arbeitsräume für die weiteren beteiligten Personen oder Gremien. Auch hier gilt die Formel, dass die Infrastruktur das Treffen und Umsetzen von Entscheidungen möglich machen soll. Darum ist es wichtig, sich über die Visualisierung der vorhandenen Informationen (die Lagedarstellung) für den/die Entscheidungsträger*innen Gedanken zu machen.

Ein weiterer wichtiger Punkt sind die Kommunikationsmöglichkeiten und speziell die Frage, wie sichergestellt werden kann, dass alle relevanten Informationen dort ankommen, wo sie ankommen sollen: bei den Entscheidungsträger*innen und der Dokumentation.

Krisenmanagement ist Haus-Aufgabe

Für alle Herausforderungen gibt es Lösungen. Entscheidend für uns ist, dass diese Lösungen nicht komplizierter sein dürfen, als die Herausforderungen selbst es sind. Wir glauben, dass ein Krisenmanagementsystem nur erfolgreich sein kann, wenn es auf die Bedürfnisse Ihrer jeweiligen Organisation abgestimmt ist – gleichgültig, ob es sich um einen kleinen Handwerks- oder Dienstleistungsbetrieb handelt oder um eine Behörde mit 1.000 Mitarbeiter*innen. Denn nicht nur die Ausgangslagen sind unterschiedlich, sondern auch die zur Verfügung stehenden Ressourcen und damit die notwendigen Lösungen.

Bei der Früherkennung von Ereignissen mit Krisenpotential wie auch bei der Krisenbewältigung sind alle Bereiche der Organisation und alle Mitarbeiter*innen gefordert. Wir sind uns sicher: Krisenmanagement ist Haus-Aufgabe. Die Organisation muss in den Krisenmodus wechseln und den berufenen Personen die Erfüllung ihrer Aufgaben ermöglichen: Entscheidungen zu treffen und umzusetzen.

Das funktioniert nur, wenn alle informiert sind, ihre Aufgaben kennen und mitarbeiten.

Ihre Vorteile

Personal

Wir bilden nachhaltig aus.

Wir verstehen Lernen als einen Prozess von der Aufnahme über die Verarbeitung und Speicherung zur Anwendung neuen Wissens im Alltag. Wir fördern diesen Prozess durch moderne Lehrmethoden, begleitende und nachlaufende Online-Angebote sowie Fallbesprechungen und Übungen.

Strukturen und Prozesse

Für uns sind die Schnittstellen zu anderen Akteur*innen nicht nur Begriffe. Da wir in verschiedenen Bereichen und auf unterschiedlichen Ebenen des Krisenmanagements und der operativen Gefahrenabwehr beratend und lehrend tätig sind, können wir Ihnen sagen, wie bei den anderen Akteur*innen gearbeitet wird und wie eine weitere Vernetzung aussehen kann.

Infrastruktur

Wir geben Ihnen praxiserprobte Hinweise zur Gestaltung der Kommunikationsinfrastruktur, damit alle Informationen an der richtigen Stelle ankommen und auch rechtssicher dokumentiert werden können.

Wir passen bewährte Konzepte der Visualisierung auf Ihre individuellen Bedarfe und räumlichen Gegebenheiten an.